Tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường

Tổ chức sự kiện (event) nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một hoạt động không thể thiếu đối với doanh nghiệp ngày nay.

Đây là một công việc rất quan trọng với các công ty vì sự kiện mang họ đến với công chúng và nói lên họ là ai.

Kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA cho thấy đây là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

“Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất”, cô Pollynne Ibasco, Giám đốc điều hành công ty Venus Communications - một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá thương hiệu, tổ chức event, cho biết.

Từ cũ sang mới - từ truyền thống sang hiện đại

Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại..., nhưng có lẽ điều có thể gây được sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này.

Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các “event” có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp.

Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Đã qua rồi cái thời mà sự kiện tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinh hay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu...

Ông Michael Coson, Giám đốc điều hành tập đoàn Maison & Partners, nhà cung cấp và phân phối các sản phẩm và thương hiệu thời trang cao cấp, nhận xét: “Tôi từng tham dự rất nhiều event của các công ty, và có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt.

Trước đây, trước khi tôi tham gia các sự kiện hay các buổi diễu hành, những gì tôi nhìn thấy là ở sự kiện là sự đơn điệu; nhưng giờ đây tôi đã thực sự thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể tôi là một phần của sự kiện đó”.

Vấn đề chi phí

Tất nhiên, câu hỏi này không thuộc loại dễ trả lời, bởi không ai muốn tiết lộ cụ thể con số chi phí cho việc thuê người để tự “đánh bóng” mình. Nhưng chỉ cần để ý tới quy mô và nội dung của những “event” được tổ chức thì có thể thấy đó là một số tiền không nhỏ.

Cô Pollynne Ibasco tiết lộ: “Chi phí dàn dựng sự kiện ở Việt Nam không hề rẻ, tùy theo các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa chương trình mà chi phí có thể dao động từ 10.000–100.000 USD/sự kiện. Đối với những sự kiện thuộc loại “tầm cỡ” thì chi phí tổ chức có thể lên đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD...”.

Dĩ nhiên, khi đặt cả mớ tiền vào đó, các công ty không mong gì hơn là nó phải xứng “đồng tiền bát gạo”. Để đạt được hiệu quả là đem được hình ảnh của mình tới công chúng, các công ty thường yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng cho sự kiện của mình (RFPs - Requests For Proposal).

Đây chính là một điểm mới trong hoạt động của các công ty làm event ở Việt Nam hiện nay, bởi họ và chính họ, chứ không phải doanh nghiệp, phải vạch ra cho khách hàng của mình một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp cận gần hơn với khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực.

Cũng chính vì lí do này mà các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc chọn lựa nhân vật đại diện thích hợp cũng như khả năng phân tích hiệu quả của event...

Ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.

Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua những sự kiện có tầm và để lại dấu ấn.

Sự phát triển mạnh mẽ của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa diện hơn, hoàn thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam.