Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Theo đó, người dân có thể sử dụng bản điện tử để xuất trình khi thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội...

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, Nghị định số 164/2025/NĐ-CP đã quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội điện tử.

Đồng thời, tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng nêu rõ, người tham gia truy cập ứng dụng VNeID mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số - VssID, hoặc hòm thư điện tử (email) nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; sử dụng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử để khám chữa bệnh tại các cơ sở khám chữa bệnh bảo hiểm y tế và thanh toán chi phí khám chữa bệnh.

Trên cơ sở đó, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh vừa có hướng dẫn về việc nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử.

Theo đó, đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia bảo hiểm y tế, Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng hướng dẫn 100% người tham gia cài đặt, đăng ký tài khoản trên ứng dụng VNeID (mức độ 2) và VssID, đồng thời cung cấp chính xác địa chỉ email cá nhân để nhận sổ bảo hiểm xã hội điện tử.

Đối với trường hợp người tham gia chưa cập nhật thông tin email, đơn vị tổng hợp gửi cho cơ quan Bảo hiểm xã hội nơi đang quản lý theo hồ sơ điện tử 608 để được cập nhật vào phần mềm quản lý của ngành Bảo hiểm xã hội, phục vụ cho việc nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội điện tử.

Thời gian sổ bảo hiểm xã hội điện tử được gửi về email cá nhân người tham gia sẽ được cơ quan Bảo hiểm xã hội thông báo, khi đã được đơn vị cung cấp đầy đủ dữ liệu email của từng người lao động.

Email của người tham gia phải thuộc sở hữu cá nhân, không phải là email được cấp do tổ chức sở hữu. Cá nhân người tham gia phải kiểm soát tài khoản email, không cung cấp mật khẩu cho người khác để tránh lộ lọt dữ liệu, trục lợi Quỹ bảo hiểm xã hội.

Việc quản lý, sử dụng sổ bảo hiểm xã hội điện tử trong các trường hợp này phải bảo đảm tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.

Trường hợp cung cấp thông tin email không chính xác ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, các đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Sau khi gửi thông báo, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ bảo hiểm xã hội, hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Sổ bảo hiểm xã hội điện tử có giá trị pháp lý như sổ bảo hiểm xã hội giấy, được sử dụng trong các giao dịch hành chính, khi giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và khi chuyển quá trình đóng bảo hiểm xã hội giữa các đơn vị khi người tham gia có phát sinh điều chỉnh thông tin tham gia (thay đổi họ tên, ngày sinh,...).

Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được gửi vào kho dữ liệu điện tử, ứng dụng VssID, đảm bảo nguyên tắc mỗi mã số bảo hiểm xã hội chỉ có 1 tờ rời/bản điện tử hiệu lực duy nhất. Đồng thời, thu hồi/hủy hiệu lực sổ bảo hiểm xã hội bản cũ. Cơ quan Bảo hiểm xã hội chỉ in sổ bảo hiểm xã hội bản giấy khi người tham gia yêu cầu.

Người tham gia đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử truy cập ứng dụng VssID để nhận và sử dụng dữ liệu sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử khi giao dịch hồ sơ về thu – sổ, thẻ và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Cơ quan Bảo hiểm xã hội không yêu cầu phải nộp sổ bảo hiểm xã hội bản giấy hay tờ rời sổ bảo hiểm xã hội giấy đối với các trường hợp đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội điện tử theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH.

Trường hợp người lao động đang tham gia bảo hiểm xã hội, hoặc đã bảo lưu trước ngày 1/10/2026, mà chưa được cấp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử, thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ bảo hiểm xã hội/tờ rời bản giấy để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan Bảo hiểm xã hội.