Doanh thu thực tế không tương xứng với hóa đơn đã xuất, giao dịch tiền mặt cao bất thường, dữ liệu kế toán không khớp với hóa đơn điện tử và dòng tiền ngân hàng hay lợi nhuận khai báo thấp kéo dài dù quy mô hoạt động vẫn tăng là những dấu hiệu có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế đưa vào diện rủi ro, nghi ngờ sử dụng hai hệ thống sổ kế toán để che giấu doanh thu, làm sai lệch nghĩa vụ thuế…

Cục Thuế vừa ban hành Sổ tay hướng dẫn Phòng, chống hành vi sử dụng hai hệ thống sổ kế toán, nhấn mạnh việc phân định rõ giữa hoạt động quản trị nội bộ hợp pháp và hành vi sử dụng hai hệ thống sổ kế toán.

Theo đó, các sổ quản trị nội bộ phục vụ phân tích, dự báo, điều hành hoặc ra quyết định kinh doanh là hợp pháp nếu không làm sai lệch nghĩa vụ thuế và không tồn tại song song một hệ thống số liệu tài chính khác với số liệu đã kê khai thuế. Ngược lại, việc tồn tại hai bộ số liệu tài chính khác nhau trong cùng một kỳ để che giấu doanh thu, chi phí hoặc tách biệt dữ liệu nhằm tránh đối chiếu là hành vi vi phạm.

Cục Thuế cho biết ranh giới giữa hợp pháp và vi phạm nằm ở việc số liệu kê khai thuế có bị làm thấp hơn thực tế hay không, chứ không phụ thuộc vào số lượng báo cáo doanh nghiệp sử dụng. 

Tương tự, việc sử dụng nhiều phần mềm kế toán không đồng nghĩa với vi phạm. Tuy nhiên, nếu các phần mềm được sử dụng để tách biệt dữ liệu, tạo ra hai bộ số liệu tài chính khác nhau nhằm che giấu doanh thu thì đây là dấu hiệu rủi ro cao và có thể cấu thành hành vi vi phạm. Nguyên tắc đặt ra là dữ liệu phải được đồng bộ và thống nhất.

Theo Cục Thuế, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể bị đưa vào diện rủi ro về hành vi sử dụng hai hệ thống sổ kế toán khi xuất hiện một hoặc nhiều dấu hiệu sau:

Doanh thu thực tế không tương xứng với số hóa đơn đã xuất hoặc bán hàng nhưng không xuất hóa đơn. Tỷ lệ giao dịch bằng tiền mặt cao bất thường so với đặc thù ngành nghề. Dữ liệu không đồng nhất giữa hệ thống kế toán, hóa đơn điện tử và dòng tiền qua ngân hàng. Sử dụng nhiều phần mềm kế toán không đồng bộ, có dấu hiệu tách biệt dữ liệu. Lợi nhuận khai báo thấp bất thường hoặc lỗ kéo dài dù quy mô hoạt động vẫn tăng. Chênh lệch lớn giữa số liệu báo cáo thuế và số liệu cung cấp cho ngân hàng hoặc nhà đầu tư. Chi phí hạch toán không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp hoặc phát sinh tăng bất thường.

Cục Thuế cho biết phương thức quản lý thuế hiện đại cho phép phát hiện sai lệch ngày càng nhanh và chính xác thông qua nhiều nguồn dữ liệu.

Cơ quan thuế phân tích dữ liệu lớn và áp dụng quản lý rủi ro để phát hiện bất thường về doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo ngành. Đồng thời, cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử, dữ liệu kế toán và dòng tiền thanh toán; kết nối, chia sẻ thông tin với ngân hàng, sàn thương mại điện tử, đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán và các cơ quan liên quan; tiếp nhận dữ liệu từ các tổ chức cung cấp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử.

Cục Thuế khuyến nghị doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ, trung thực và kịp thời mọi giao dịch phát sinh trên một hệ thống sổ kế toán thống nhất. Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn đầy đủ, đúng giá trị thực tế; hạn chế giao dịch tiền mặt không kiểm soát, ưu tiên thanh toán qua ngân hàng; đồng bộ dữ liệu giữa kế toán, hóa đơn điện tử và dòng tiền; thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính và dữ liệu hóa đơn điện tử.

Trường hợp phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, kê khai bổ sung, điều chỉnh và liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn. Theo Cục Thuế, việc tự giác khắc phục có thể được xem xét là tình tiết giảm nhẹ khi xác định mức xử lý. Điều này cũng giúp giảm thiểu hậu quả pháp lý, hạn chế nguy cơ vi phạm nghiêm trọng hơn và góp phần bảo đảm hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định.